BPMSとは？DX・業務改善での意味を初心者向けに解説

業務の管理に関わる話の中で、「BPMS」という略称を耳にすることがあります。見慣れないアルファベットで、何を指すのか分かりにくいと感じる方も多いでしょう。この記事では、BPMSの意味や使われ方、関連する言葉との違いまでを、初心者の方にも分かりやすく解説していきます。

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BPMSとは？

BPMSとは、業務の流れを設計し、その流れに沿って仕事を進めたり、状況を見守ったりすることを支える仕組みやソフトウェアを指す言葉です。業務の流れを管理するための道具のようなものとされます。

具体的には、誰がどの順番で何を行うかという流れを仕組みの中で表し、その流れに沿って作業を進められるようにします。今どこまで進んでいるかを把握したり、滞りに気づいたりすることも支えます。

いわば、業務の流れをまとめて管理するための仕組みと考えると分かりやすいでしょう。流れを整えるだけでなく、それを実際に回すことを支える点に特徴があります。

BPMSが重要な理由

BPMSが重要とされるのは、業務の流れを紙や口頭だけで管理していると、状況が見えにくく、滞りにも気づきにくいからです。仕組みで管理することで、流れを見えやすくし、進めやすくできます。

また、流れが仕組みとして整っていると、関わる人が同じやり方で進めやすくなります。業務の流れを管理する仕組みが、安定した進め方を支えていると言えるでしょう。

BPMSが使われる場面

BPMSは、業務の流れを仕組みで管理したいさまざまな場面で使われます。代表的な例を見てみましょう。

• 業務の流れを設計して回したい場面
• 今どこまで進んでいるか把握したい場面
• 滞りに気づきやすくしたい場面
• 流れを仕組みとして整えたい場面

BPMSの仕組み

BPMSの使い方は、おおまかに次のような流れで考えると分かりやすいでしょう。

1. 管理したい業務の流れを把握する
2. 流れを仕組みの中で設計する
3. その流れに沿って作業を進める
4. 進み具合や滞りを見守る
5. 状況に応じて流れを見直し、整える

こうして業務の流れを仕組みで管理しながら回していくのがBPMSの使い方です。取り入れ方は状況によって変わるため、ここで挙げた流れはあくまで一例として捉えておくとよいでしょう。

BPMSと似た用語との違い

BPMSは、関連する言葉と混同されやすい面があります。それぞれの違いを整理しておきましょう。

ワークフローは、業務の流れそのものを指す言葉です。BPMSは、その流れを設計し管理する仕組みを指す点で違いがあると考えると分かりやすいでしょう。流れと、それを扱う道具という関係になります。

RPAは、決まった作業を自動でこなす仕組みを指します。BPMSは、作業そのものより業務全体の流れを管理することに重きがある点で、目的のとらえ方が異なります。

BPMSという言葉を知っておくと、業務の流れが頭の中だけで管理されているのではなく、仕組みとして整えられ、見える形で回されていることが見えてきます。流れを支える道具への気づきにもつながるでしょう。

BPMSを理解するメリット

BPMSという言葉を理解しておくと、業務の流れがどのように仕組みで管理されているのかが見えやすくなります。流れを支える道具への理解が深まるでしょう。

また、流れを見える形で管理するという考え方は、身近な業務の整理にも通じます。仕事の進み具合を把握する視点として役立てやすいのも特徴です。

BPMSを取り入れる際には、押さえておきたい点もあります。次のような面を意識しておくとよいでしょう。

BPMSの注意点

BPMSは業務の流れを管理する仕組みですが、入れただけで自動的に業務がよくなるわけではありません。流れそのものを整えてこそ活きるという点を意識することが大切だと考えるとよいでしょう。

また、仕組みに合わせて流れを複雑にしすぎると、かえって扱いにくくなることもあります。目的に合った形で取り入れる姿勢が欠かせないと言えるでしょう。

BPMSに関連する用語

BPMSへの理解を深めるために、あわせて知っておきたい関連用語を紹介します。

• ワークフロー：業務の流れそのものを指す言葉
• RPA：決まった作業を自動でこなす仕組み
• 業務効率化：仕事の進め方を効率よくする取り組み
• 見える化：状況を目に見える形にする工夫

まとめ

BPMSは、業務の流れを設計し、その流れに沿って仕事を進めたり状況を見守ったりすることを支える仕組みやソフトウェアを指す言葉です。業務の流れをまとめて管理する仕組みと言えるでしょう。

流れを整えるだけでなく回すことを支える点が特徴です。まずは「業務の流れを管理する仕組み」という大まかなイメージをつかむところから始めてみてください。

よくある質問

BPMSとワークフローの違いは何ですか？

ワークフローは業務の流れそのものを指し、BPMSはその流れを設計し管理する仕組みを指すとされます。流れと、それを扱う道具という関係で考えると分かりやすいでしょう。

BPMSとRPAの違いは何ですか？

RPAは決まった作業を自動でこなす仕組みを指し、BPMSは業務全体の流れを管理することに重きを置くとされます。作業の自動化か、流れの管理かという違いがあります。

BPMSを入れれば業務はよくなりますか？

入れただけで自動的によくなるわけではありません。流れそのものを整えてこそ活きるとされるため、目的に合った形で取り入れることが大切です。