RFIとは？業務での意味や役割を初心者向けに解説

システムやサービスの導入を検討するとき、「RFI」という言葉を見かけることがあります。RFPと並んで使われることが多く、混同しやすい用語でもあります。この記事では、RFIとは何かを初心者向けにやさしく解説していきます。

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RFIとは？

RFIとは「Request for Information」の略で、日本語では「情報提供依頼書」と呼ばれます。発注を検討している側が、事業者に対して基本的な情報や実績を提供してもらうために使う文書のことです。

たとえばシステム導入を考え始めた段階で、「どんな会社があるのか」「どんな製品やサービスが提供されているのか」を知りたいときに、RFIを各社に送って情報を集めます。

RFIは、具体的な提案を求める前段階の情報収集に使われる点が特徴です。まだ依頼内容が固まっていない時期でも、選択肢を広く把握するために役立つと言えるでしょう。

RFIが重要な理由

RFIが重要なのは、検討の初期段階で幅広い情報を集められるためです。どのような事業者や製品があるのかを知ることで、その後の検討をより的確に進められます。

また、RFIで集めた情報をもとに候補をある程度絞り込んでおくと、次のステップである提案依頼もスムーズに進みます。準備段階の質が、その後の選定を左右すると考えると分かりやすいでしょう。

RFIが使われる場面

RFIがどのような場面で役立つのかを知っておくと、実際の検討の流れがイメージしやすくなります。具体的なシーンをいくつか見ていきましょう。

RFIは、主に次のような場面で使われます。

• システムやサービスの導入を検討し始めた初期段階
• 市場にどのような製品や事業者があるかを把握したいとき
• 提案を求める前に候補をある程度絞り込みたいとき
• 自社の要望を整理するための参考情報を集めたいとき

RFIの仕組み

RFIを使った情報収集の流れを、大まかに見ていきましょう。

1. 知りたい情報の項目を整理する
2. それらをRFI（情報提供依頼書）としてまとめる
3. 候補となる複数の事業者にRFIを送付する
4. 集まった情報を比較し、提案を求める候補を絞り込む

この流れを経ることで、検討の方向性が定まりやすくなります。RFIで土台を作ってからRFPへ進むと、全体の流れがスムーズになると考えるとよいでしょう。

RFIと似た用語との違い

RFIと混同されやすい言葉に「RFP」があります。違いを整理しておきましょう。

RFIは、提案を求める前に各社の基本的な情報や実績を集めるための文書です。まだ検討の初期段階で使われ、選択肢を把握することが目的になります。

一方RFPは「提案依頼書」と呼ばれ、より具体的な提案や見積もりを求めるための文書です。RFIで情報を集めてからRFPで提案を求める、という順序で使われることが多いと考えると整理しやすいでしょう。

RFIを理解するメリット

RFIは普段あまり耳にしない言葉かもしれませんが、その役割を知っておくと検討の進め方に幅が出ます。ここでは理解しておくことで得られる利点を整理してみましょう。

RFIの役割を理解しておくと、検討の初期段階で効率よく情報を集められるようになります。いきなり提案を求めるのではなく、まず全体像を把握する手段があると知っておくと役立つでしょう。

また、RFIとRFPの違いを押さえておくことで、検討の各段階に応じた適切な進め方を選べるようになります。発注の流れを無理なく整理できる点も大きなメリットと言えるでしょう。

RFIの注意点

RFIを活用するうえでは、いくつか押さえておきたいポイントがあります。あらかじめ意識しておくと、より効果的に情報を集められるでしょう。

RFIで集める情報は、あくまで概要レベルにとどまることが多い点に注意が必要です。詳細な提案や正確な費用は、後のRFPの段階で確認すると考えておくとよいでしょう。

また、知りたい項目を整理せずにRFIを送ると、集まる情報にばらつきが出てしまいます。比較しやすくするためにも、聞きたい内容をあらかじめそろえておくことが大切でしょう。

RFIに関連する用語

RFIと関連して理解しておきたい用語を紹介します。

• RFP：具体的な提案を求める提案依頼書
• 提案書：依頼に対して事業者が作成する回答資料
• ベンダー：システムや製品を提供する事業者
• 選定：複数の候補から依頼先を選ぶこと

まとめ

RFIとは「情報提供依頼書」のことで、提案を求める前段階に事業者から基本的な情報を集めるために使われます。検討の初期段階で選択肢を把握するのに役立つ文書です。

RFIで情報を整理してからRFPへ進むと、発注全体の流れがスムーズになります。まずはRFIとRFPの違いを押さえることから始めてみるとよいでしょう。

よくある質問

RFIは必ず使う必要がありますか？

必須ではありませんが、検討の初期段階で選択肢を把握したいときに役立ちます。すでに候補が絞れている場合は省略し、RFPから始めることもあると考えるとよいでしょう。

RFIとRFPはどう使い分けますか？

RFIは情報収集の段階で、RFPは具体的な提案を求める段階で使います。まずRFIで全体像を把握し、その後RFPで提案を依頼するという流れが一般的だと考えると分かりやすいでしょう。

RFIに費用はかかりますか？

RFIへの回答は、事業者側が無償で対応してくれることが多いです。ただし内容によっては対応に時間がかかる場合もあるため、依頼する項目は必要な範囲に絞るとよいでしょう。