RFPとは？業務での意味や役割を初心者向けに解説

システム導入やサービスの発注を検討するとき、「RFP」という言葉に出会うことがあります。アルファベット3文字でやや難しそうに見えますが、内容を知るとそれほど複雑なものではありません。この記事では、RFPとは何かを初心者向けにやさしく解説していきます。

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RFPとは？

RFPとは「Request for Proposal」の略で、日本語では「提案依頼書」と呼ばれます。発注を検討している側が、依頼したい内容や条件を整理し、複数の事業者に提案を求めるための文書のことです。

たとえばシステムを新しく導入したいとき、自社が実現したいことや予算、納期などをRFPにまとめて各社に渡します。受け取った会社はその内容をもとに、具体的な提案や見積もりを作成して返してくれます。

RFPは「何をしてほしいか」を発注側から明確に伝えるための土台と言えるでしょう。ここがしっかりしているほど、各社から受け取る提案の質も揃いやすくなります。

RFPが重要な理由

RFPが重要なのは、発注側と受注側の認識をそろえるためです。要望を文書で整理することで、各社が同じ前提のもとで提案を作れるようになり、比較がしやすくなります。

また、RFPを作る過程で自社の課題や目的を改めて整理できるという効果もあります。何を実現したいのかが曖昧なままでは、よい提案も集まりにくいと考えると分かりやすいでしょう。

RFPが使われる場面

RFPは、主に次のような場面で使われます。

• 新しい業務システムやツールを導入したいとき
• Webサイトの大規模なリニューアルを外部に依頼するとき
• 複数の開発会社から提案を集めて比較検討したいとき
• 社内の要望を整理し、発注の条件を明確にしたいとき

RFPの仕組み

RFPを使った発注の流れを、大まかに見ていきましょう。

1. 自社の目的や課題、予算、納期などの要望を整理する
2. それらをRFP（提案依頼書）としてまとめる
3. 候補となる複数の事業者にRFPを配布する
4. 各社から提出された提案や見積もりを比較し、依頼先を決める

この流れを丁寧に進めることで、自社に合った依頼先を選びやすくなります。RFPの内容が具体的であるほど、提案の質も高まりやすいと考えるとよいでしょう。

RFPと似た用語との違い

RFPと混同されやすい言葉に「RFI」や「見積書」があります。違いを整理しておきましょう。

RFIは「情報提供依頼書」と呼ばれ、提案を求める前に各社の基本的な情報や実績を集めるための文書です。RFPがより具体的な提案を求めるのに対し、RFIはその前段階の情報収集に使われます。

また見積書は、提案内容に対する費用を示すものです。RFPは「こういうことをしてほしい」と依頼する文書であり、見積書はその依頼に対する回答の一部と考えると整理しやすいでしょう。

RFPを理解するメリット

RFPという言葉になじみがないと、専門的で難しそうに感じるかもしれません。しかし基本の考え方を押さえておくと、実務での発注がぐっと進めやすくなります。ここでは、RFPを理解することで得られる利点を整理してみましょう。

RFPの役割を理解しておくと、発注の場面で要望を整理して伝えられるようになります。各社へ同じ条件を提示できるため、提案を公平に比較しやすくなる点が大きなメリットと言えるでしょう。

また、RFPを作る過程で自社の目的が明確になり、社内での合意形成も進めやすくなります。発注をスムーズに進めるための準備として役立つでしょう。

RFPの注意点

RFPは便利な文書ですが、作り方によっては効果が十分に発揮されないこともあります。いくつかのポイントを意識しておくと、より役立てやすくなるでしょう。

RFPを作る際は、要望を盛り込みすぎて内容が分かりにくくならないよう注意が必要です。優先順位を整理し、本当に実現したいことを明確に伝えることが大切と言えるでしょう。

また、条件があまりに曖昧だと、各社からの提案にばらつきが出てしまいます。比較しやすくするためにも、前提や評価のポイントをある程度そろえておくとよいでしょう。

RFPに関連する用語

RFPと関連して理解しておきたい用語を紹介します。

• RFI：提案前に各社の情報を集めるための依頼書
• 提案書：RFPに対して事業者が作成する回答資料
• 見積書：提案内容にかかる費用を示す書類
• 要件定義：システムに必要な機能や条件を整理する作業

まとめ

RFPとは「提案依頼書」のことで、発注側が要望や条件を整理し、複数の事業者に提案を求めるための文書です。認識のずれを防ぎ、提案を比較しやすくする役割があります。

作成の過程で自社の目的を明確にできる点も大きな利点です。まずはRFPの役割を押さえ、要望を整理することから始めてみるとよいでしょう。

よくある質問

RFPは必ず作らなければいけませんか？

小規模な依頼では省略されることもありますが、複数社を比較したい場合や要望が複雑な場合には作成するとよいでしょう。条件を整理して伝えられるため、提案の比較がしやすくなります。

RFPとRFIはどちらを先に使いますか？

一般的には、まずRFIで各社の情報を集め、その後にRFPで具体的な提案を求める流れが多いです。状況によってはRFIを省き、RFPから始める場合もあると考えるとよいでしょう。

RFPに決まった書式はありますか？

厳密に決まった形式はありませんが、目的や要望、予算、納期などを整理して記載するのが一般的です。各社が同じ前提で提案できるよう、分かりやすくまとめることが大切でしょう。