プロジェクトの計画づくりの中で、「WBS」という略称を耳にすることがあります。見慣れないアルファベットで、何を指すのか分かりにくいと感じる方も多いでしょう。この記事では、WBSの意味や使われ方、関連する言葉との違いまでを、初心者の方にも分かりやすく解説していきます。
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WBSとは？
WBSとは、大きな作業を細かく分けて整理し、何をすべきかを一覧として見えるようにしたものを指す言葉です。全体をひとまとまりで捉えるのではなく、小さな作業に分けることで、取り組みやすく管理しやすくします。
具体的には、大きな目標をいくつかの作業に分け、さらにその作業を細かく分けていきます。こうして全体を細かい単位に整理することで、抜け漏れに気づきやすくなり、見積もりや分担もしやすくなります。
いわば、大きな仕事を扱いやすい小さな単位に分けて整理したものと考えると分かりやすいでしょう。計画づくりの土台として使われます。
WBSが重要な理由
WBSが重要とされるのは、大きな作業のままでは、何をどこまでやればよいのかが分かりにくいからです。細かく分けて整理することで、やるべきことが明確になり、見落としも防ぎやすくなります。
また、作業を小さく分けることで、それぞれの見積もりや分担もしやすくなります。全体を細かく整理する工夫が、計画を立てやすくする助けになっていると言えるでしょう。
WBSが使われる場面
WBSは、作業を整理したいさまざまな場面で使われます。代表的な例を見てみましょう。
- 大きな作業を細かく分けて整理したい場面
- やるべきことの抜け漏れを防ぎたい場面
- 作業ごとに見積もりや分担をしたい場面
- 計画づくりの土台を整えたい場面
WBSの仕組み
WBSの作り方は、おおまかに次のような流れで考えると分かりやすいでしょう。
- 達成したい目標を確かめる
- 目標を大きな作業に分ける
- その作業をさらに細かく分ける
- 抜け漏れがないか確かめる
- 整理した作業を計画づくりに活かす
こうして大きな作業を細かく分けて整理していくのがWBSの基本です。分け方は状況によって変わるため、ここで挙げた流れはあくまで一例として捉えておくとよいでしょう。
WBSと似た用語との違い
WBSは、関連する言葉と混同されやすい面があります。それぞれの違いを整理しておきましょう。
ガントチャートは、作業を時間の流れに沿って図にしたものを指すとされます。WBSは、その作業を細かく分けて整理したものであり、整理した作業をガントチャートに並べるという関係にあると考えると分かりやすいでしょう。
スケジュールは、いつ何をするかという時間の予定を指します。WBSは、何をするかという作業の中身を整理したものであり、時間よりも作業の分け方に重きがある点で異なります。
WBSという言葉を知っておくと、計画づくりがいきなり始まるのではなく、まず作業を細かく整理する土台づくりから進められていることが見えてきます。物事を整える工夫を知るきっかけにもなるでしょう。
WBSを理解するメリット
WBSという言葉を理解しておくと、大きな作業がどのように細かく整理され、計画の土台が作られているのかが見えやすくなります。整理する工夫への理解が深まるでしょう。
また、大きなことを小さく分けて考えるという視点は、身近な作業の整理にも応用できます。物事を進めやすくする考え方として役立てやすい点も特徴です。
WBSを作る際には、押さえておきたい点もあります。次のような面を意識しておくとよいでしょう。
WBSの注意点
WBSは細かく分けて整理するものですが、分けすぎると管理が大変になり、かえって扱いにくくなることがあります。目的に合った細かさで整理する姿勢が大切だと考えるとよいでしょう。
また、整理して終わりにせず、計画づくりや進行管理に活かしてこそ意味があります。作ること自体が目的にならないよう意識しておくとよいでしょう。
WBSに関連する用語
WBSへの理解を深めるために、あわせて知っておきたい関連用語を紹介します。
- ガントチャート：作業を時間の流れに沿って図にしたもの
- スケジュール：いつまでに何をするかを示した計画
- マイルストーン：計画の節目となる目標地点
- 見積もり：作業の量や大きさを見当づけること
まとめ
WBSは、大きな作業を細かく分けて整理し、何をすべきかを見えるようにしたものを指す言葉です。仕事を扱いやすい小さな単位に分けた計画の土台と言えるでしょう。
抜け漏れを防ぎ、見積もりや分担をしやすくする点が特徴です。まずは「大きな作業を細かく分けて整理したもの」という大まかなイメージをつかむところから始めてみてください。
よくある質問
WBSとガントチャートの違いは何ですか？
WBSは作業を細かく分けて整理したものを指し、ガントチャートはその作業を時間の流れに沿って図にしたものとされます。整理した作業を並べる関係にあると考えると分かりやすいでしょう。
WBSは何のために作りますか？
大きな作業を細かく分けて整理し、やるべきことを明確にして抜け漏れを防ぐために作られます。見積もりや分担をしやすくする土台にもなるとされます。
WBSはどのくらい細かく分けますか？
決まった正解はなく、目的によって異なります。分けすぎると管理が大変になることもあるため、扱いやすい細かさで整理するとよいでしょう。
