仕事の進め方を表す言葉として、「ワークフロー」という言葉を耳にすることがあります。作業の流れのようなものというイメージはあっても、具体的な意味は分かりにくいかもしれません。この記事では、ワークフローの意味や使われ方、関連する言葉との違いまでを、初心者の方にも分かりやすく解説していきます。
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ワークフローとは？
ワークフローとは、ある仕事が始まってから終わるまでの作業の流れや手順を指す言葉です。誰が、どの順番で、何を行うのかという一連の流れを表します。
具体的には、申請から承認までといった一連の手続きや、作業が次の人へと受け渡されていく流れなどが当てはまります。この流れをはっきりさせることで、仕事がスムーズに進みやすくなります。
いわば、仕事が進んでいく道筋を表したものと考えると分かりやすいでしょう。流れを整理したり、見える形にしたりする際によく使われる言葉です。
ワークフローが重要な理由
ワークフローが重要とされるのは、仕事の流れがあいまいだと、誰が何をするのか、次に何をすべきかが分かりにくくなるからです。流れをはっきりさせることで、滞りや抜けを防ぎやすくなります。
また、流れが見える形になっていると、関わる人が同じ理解で進めやすくなります。仕事の道筋を整理する考え方が、スムーズな進め方を支えていると言えるでしょう。
ワークフローが使われる場面
ワークフローは、仕事の流れを整理したいさまざまな場面で使われます。代表的な例を見てみましょう。
- 申請から承認までの手続きを整理する場面
- 作業が次の人へ受け渡される流れを表す場面
- 誰が何をするかをはっきりさせたい場面
- 仕事の流れを見える形にしたい場面
ワークフローの仕組み
ワークフローの整理は、おおまかに次のような流れで考えると分かりやすいでしょう。
- 対象とする仕事を確かめる
- 始まりから終わりまでの作業を洗い出す
- 誰がどの順番で行うかを整理する
- 流れを見える形にまとめる
- 状況に応じて見直し、整える
こうして仕事の流れを整理し、見える形にしていくのがワークフローの考え方です。整理の仕方は状況によって変わるため、ここで挙げた流れはあくまで一例として捉えておくとよいでしょう。
ワークフローと似た用語との違い
ワークフローは、関連する言葉と混同されやすい面があります。それぞれの違いを整理しておきましょう。
業務フローも、業務の流れを表す言葉として使われます。ワークフローとほぼ同じ意味で使われることもありますが、より日々の手続きや受け渡しの流れに重きを置いて使われることがあります。
BPMSは、こうした流れを仕組みとして管理する道具を指すことがあります。ワークフローは流れそのものを指し、BPMSはそれを扱う仕組みだと考えると、関係がつかみやすくなります。
ワークフローという言葉を知っておくと、仕事が何となく進んでいるのではなく、始まりから終わりまでの流れに沿って受け渡されていることが見えてきます。仕事の道筋を意識する視点を持つきっかけにもなるでしょう。
ワークフローを理解するメリット
ワークフローという言葉を理解しておくと、仕事がどのような流れで進んでいるのかが見えやすくなります。流れを整理する工夫への理解が深まるでしょう。
また、始まりから終わりまでの流れを意識するという視点は、身近な作業にも役立ちます。仕事を整える考え方として取り入れやすいのも特徴です。
ワークフローを整える際には、押さえておきたい点もあります。次のような面を意識しておくとよいでしょう。
ワークフローの注意点
ワークフローは流れを整理する助けになりますが、細かく作り込みすぎると、かえって扱いにくくなることがあります。目的に合った分かりやすさで整えることが大切だと考えるとよいでしょう。
また、流れを整理して終わりにせず、実態に合っているかを見直すことも欠かせません。状況が変われば流れも変わるため、折にふれて整える姿勢が大切だと言えるでしょう。
ワークフローに関連する用語
ワークフローへの理解を深めるために、あわせて知っておきたい関連用語を紹介します。
- 業務フロー：業務の流れを表したもの
- BPMS：流れを仕組みとして管理する道具
- 業務効率化：仕事の進め方を効率よくする取り組み
- 承認：内容を確かめて認める手続き
まとめ
ワークフローは、ある仕事が始まってから終わるまでの作業の流れや手順を指す言葉です。仕事が進んでいく道筋を表したものと言えるでしょう。
流れを整理したり見える形にしたりする際によく使われます。まずは「仕事の始まりから終わりまでの流れ」という大まかなイメージをつかむところから始めてみてください。
よくある質問
ワークフローと業務フローの違いは何ですか？
ほぼ同じ意味で使われることもありますが、ワークフローはより日々の手続きや受け渡しの流れに重きを置いて使われることがあります。文脈によって使い分けられます。
ワークフローを整理すると何が良いのですか？
誰が何をするか、次に何をすべきかがはっきりし、滞りや抜けを防ぎやすくなります。関わる人が同じ理解で進めやすくなる点も利点とされます。
ワークフローは見直す必要がありますか？
状況が変われば流れも変わるため、実態に合っているか折にふれて見直すことが大切とされます。整理して終わりにしないようにするとよいでしょう。
